क्लाउड फ़ाइल शेयरिंग प्राइवेसी चेकलिस्ट: लिंक सुरक्षित रूप से साझा करें

Google Drive, OneDrive, या iCloud से फ़ाइल साझा करना आसान है। शायद ज़रूरत से भी ज़्यादा आसान।¶

आप क्लिक करते हैं साझा करें, एक लिंक कॉपी करते हैं, उसे ईमेल या संदेश में पेस्ट करते हैं, और आगे बढ़ जाते हैं। लेकिन वह छोटा-सा लिंक आपकी मंशा से ज़्यादा पहुँच दे सकता है। कभी-कभी कोई फ़ाइल गलत अनुमति के साथ साझा हो जाती है। कभी-कभी किसी फ़ोल्डर में पुराने दस्तावेज़ शामिल होते हैं जिनके बारे में आप भूल चुके होते हैं। कभी-कभी “लिंक रखने वाला कोई भी” जैसी सेटिंग महीनों तक खुली रहती है।¶

सबसे सुरक्षित आदत सरल है: निजी फ़ाइलें केवल चुनिंदा लोगों के साथ साझा करें, उन्हें केवल देखने की अनुमति दें जब तक कि उन्हें वास्तव में उससे अधिक की आवश्यकता न हो, और जब उन्हें फ़ाइल की आवश्यकता न रहे तो उनकी पहुँच हटा दें। यह एक आदत बहुत-से आकस्मिक खुलासों को रोक सकती है।¶

यह मार्गदर्शिका उन क्लाउड फ़ाइल साझा करने की गोपनीयता सेटिंग्स के बारे में बताती है जो Google Drive, Microsoft OneDrive और Apple iCloud Drive के माध्यम से फ़ाइलें साझा करते समय सबसे अधिक महत्वपूर्ण होती हैं। आपके डिवाइस, खाता प्रकार, देश, या आप व्यक्तिगत, स्कूल, या कार्य खाते का उपयोग करते हैं या नहीं, इसके आधार पर सटीक बटन और शब्दावली बदल सकती है। लेकिन मूल नियम हर जगह एक जैसे ही रहते हैं।¶

अधिकांश शेयरिंग की गलतियाँ इसी एक निर्णय से शुरू होती हैं।¶

क्या फ़ाइल केवल उन लोगों के लिए उपलब्ध होनी चाहिए जिन्हें आप चुनें? या क्या लिंक वाला कोई भी व्यक्ति इसे खोल सके?¶

किसी भी निजी चीज़ के लिए, यह आमतौर पर बेहतर विकल्प होता है।¶

इस विकल्प के साथ, आप उन लोगों के ईमेल पते दर्ज करते हैं जिन्हें पहुँच मिलनी चाहिए। फ़ाइल देखने से पहले उन्हें साइन इन करना, अपना ईमेल सत्यापित करना, या निमंत्रण खोलना पड़ सकता है।¶

इसे इन फ़ाइलों के लिए उपयोग करें:¶

• पहचान पत्र स्कैन
• स्कूल के फॉर्म या रिकॉर्ड
• चालान
• चिकित्सा दस्तावेज़
• यात्रा दस्तावेज़
• अनुबंध
• निजी पारिवारिक फ़ोटो
• कार्य दस्तावेज़
• कर या वित्तीय कागजी कार्यवाही

हाँ, यह थोड़ा कम सुविधाजनक हो सकता है। दूसरे व्यक्ति को एक खाता चाहिए हो सकता है या उसे किसी निमंत्रण पर क्लिक करना पड़ सकता है। लेकिन वही अतिरिक्त कदम यह भी सुनिश्चित करता है कि अग्रेषित किया गया लिंक बहुत आसानी से न फैले।¶

अगर फ़ाइल संवेदनशील है, तो थोड़ी-सी असुविधा आमतौर पर इसके लायक होती है।¶

यह विकल्प सुविधाजनक है, लेकिन इसे गलत समझना भी आसान है।¶

“जिसके पास लिंक है” का आमतौर पर मतलब बिल्कुल यही होता है: अगर किसी के पास वह लिंक है, तो वह फ़ाइल खोल सकता है। ज़रूरी नहीं कि वही व्यक्ति हो जिसे आपने मूल रूप से यह भेजा था।¶

उस लिंक को किसी और को फ़ॉरवर्ड किया जा सकता है, गलत ग्रुप चैट में पेस्ट किया जा सकता है, किसी पुराने ईमेल थ्रेड में छूट सकता है, या गलती से कहीं सार्वजनिक रूप से पोस्ट किया जा सकता है।¶

यह सेटिंग आमतौर पर कम-जोखिम वाली फ़ाइलों के लिए ठीक होती है, जैसे:¶

• सार्वजनिक कार्यक्रम के फ्लायर्स
• ब्रॉशर
• सामान्य कक्षा हैंडआउट्स
• सार्वजनिक संसाधन
• पोर्टफोलियो के नमूने
• वे दस्तावेज़ जिन्हें आप चाहते हैं कि अन्य लोग साझा करें

लेकिन निजी किसी भी चीज़ के लिए इससे बचें।¶

यह एक अच्छा परीक्षण है: यदि किसी अजनबी द्वारा फ़ाइल खोले जाने पर आपको असहज महसूस होगा, तो खुला लिंक उपयोग न करें।¶

जब आप यह तय कर लें कि फ़ाइल तक कौन पहुँच सकता है, तो यह जाँचें कि उन्हें उसके साथ क्या करने की अनुमति है।¶

यह हिस्सा भी उतना ही महत्वपूर्ण है।¶

दृश्य सबसे सुरक्षित डिफ़ॉल्ट है।¶

यह दूसरे व्यक्ति को फ़ाइल खोलने और पढ़ने देता है, लेकिन वे मूल फ़ाइल में बदलाव नहीं कर सकते। यह आमतौर पर PDF, फ़ोटो, रसीदें, अभिलेख, अंतिम दस्तावेज़, फ़ॉर्म, रिपोर्ट और स्कैन के लिए सही विकल्प होता है।¶

अगर व्यक्ति को केवल कुछ पढ़ना या जांचना है, तो व्यू पर्याप्त है।¶

टिप्पणी तब उपयोगी होती है जब आप प्रतिक्रिया चाहते हैं लेकिन नहीं चाहते कि कोई वास्तविक फ़ाइल को संपादित करे।¶

ड्राफ्ट्स, प्रस्तावों, स्कूल परियोजनाओं, रचनात्मक कार्य, समीक्षा दस्तावेज़ों और साझा योजनाओं के लिए Comment का उपयोग करें।¶

यह लोगों को मूल सामग्री को सीधे बदले बिना नोट्स या सुझाव छोड़ने की अनुमति देता है।¶

संपादित करें दूसरे व्यक्ति को सबसे अधिक नियंत्रण देता है।¶

सेवा और फ़ाइल के प्रकार के आधार पर, वे फ़ाइल को बदलने, हटाने, नाम बदलने, स्थानांतरित करने या उस पर नया डेटा लिखकर उसे अधिलेखित करने में सक्षम हो सकते हैं। वे उन अन्य लोगों के काम को भी प्रभावित कर सकते हैं जिन्हें उस तक पहुँच प्राप्त है।¶

संपादन का उपयोग केवल तभी करें जब व्यक्ति को वास्तव में फ़ाइल के अंदर काम करने की आवश्यकता हो।¶

साझा स्प्रेडशीट को अपडेट करने वाले टीम के सदस्य को शायद Edit की आवश्यकता हो सकती है। किसी अंतिम इनवॉइस को पढ़ने वाले व्यक्ति को शायद इसकी आवश्यकता नहीं होती।¶

साझाकरण अनुमतियाँ केवल देखें, टिप्पणी करें और संपादित करें तक ही सीमित नहीं हैं।¶

कुछ क्लाउड सेवाएँ आपको यह नियंत्रित करने की भी सुविधा देती हैं कि लोग डाउनलोड, प्रिंट, कॉपी कर सकते हैं या नहीं, या किसी निश्चित तारीख के बाद उनकी पहुँच बनी रहेगी या नहीं।¶

ये सेटिंग्स प्लेटफ़ॉर्म और अकाउंट के प्रकार के अनुसार अलग-अलग होती हैं, इसलिए हो सकता है कि आपको हर विकल्प न दिखाई दे। फिर भी, इन्हें जाँचना उचित है।¶

Google Drive, OneDrive, और कुछ व्यावसायिक या स्कूल खातों में ऐसे नियंत्रण उपलब्ध हो सकते हैं जो यह सीमित करते हैं कि दर्शक किसी फ़ाइल को डाउनलोड, प्रिंट या कॉपी कर सकते हैं या नहीं।¶

ये नियंत्रण विशेष रूप से संवेदनशील दस्तावेज़ों के लिए उपयोगी हो सकते हैं।¶

इनका उपयोग फ़ाइलों के लिए करें, जैसे:¶

• निजी PDFs
• व्यावसायिक रिपोर्टें
• व्यक्तिगत रिकॉर्ड
• गोपनीय दस्तावेज़
• ऐसी फ़ाइलें जिन्हें किसी को पढ़ना चाहिए लेकिन अपने पास नहीं रखना चाहिए

बस याद रखें: ये सेटिंग्स पूर्ण सुरक्षा नहीं हैं।¶

कोई व्यक्ति फिर भी स्क्रीनशॉट ले सकता है, स्क्रीन की फोटो खींच सकता है, या जानकारी को हाथ से कॉपी कर सकता है। इन नियंत्रणों को एक बंद तिजोरी नहीं, बल्कि केवल एक स्पीड बम्प की तरह समझें।¶

वे अनौपचारिक रूप से दोबारा साझा करने को कम करते हैं, लेकिन वे हर दृढ़ निश्चयी व्यक्ति को नहीं रोक सकते।¶

समाप्ति सेटिंग्स तब उपयोगी होती हैं जब किसी को केवल अस्थायी पहुँच की आवश्यकता होती है।¶

किसी फ़ाइल को हमेशा के लिए उपलब्ध छोड़ने के बजाय, आप किसी निश्चित तारीख या समय के बाद उसकी पहुँच समाप्त कर सकते हैं।¶

एक-बार की दस्तावेज़ समीक्षा, यात्रा दस्तावेज़, ठेकेदार की पहुँच, स्कूल फ़ॉर्म, चिकित्सा कागज़ात, अस्थायी परियोजना फ़ाइलें, और केवल कुछ दिनों के लिए आवश्यक फ़ाइलों के लिए समाप्ति का उपयोग करें।¶

हर व्यक्तिगत खाते में समाप्ति विकल्प शामिल नहीं होते। यदि आपको समाप्ति की कोई सेटिंग दिखाई नहीं देती है, तो बाद में पहुंच हटाने के लिए अपने फ़ोन या कैलेंडर पर एक रिमाइंडर सेट करें।¶

यह शानदार नहीं है, लेकिन यह काम करता है।¶

Google Drive में, फ़ाइल या फ़ोल्डर खोलें और शेयर पर क्लिक करें।¶

डिज़ाइन समय के साथ बदल सकता है, लेकिन ये देखने के लिए मुख्य सेटिंग्स हैं।¶

निजी फ़ाइलों के लिए, प्रतिबंधित के बजाय लिंक वाला कोई भी व्यक्ति चुनें।¶

फिर उन लोगों के ईमेल पते जोड़ें जिन्हें फ़ाइल खोलने में सक्षम होना चाहिए।¶

भेजने से पहले, प्रत्येक व्यक्ति की अनुमति की जाँच करें:¶

• दर्शक
• टिप्पणीकार
• संपादक

संवेदनशील फ़ाइलों के लिए, व्यूअर आमतौर पर सबसे सुरक्षित विकल्प होता है।¶

यदि आप Google Drive लिंक कॉपी करते हैं, तो यह मत मानिए कि वह निजी है।¶

जाँचें कि लिंक केवल आमंत्रित लोगों तक सीमित है या लिंक रखने वाला कोई भी व्यक्ति इसे खोल सकता है।¶

यह छोटा सा विवरण बड़ा फर्क पैदा करता है।¶

निजी फ़ाइलों के लिए प्रतिबंधित लिंक कहीं अधिक सुरक्षित होता है। खुला लिंक साझा करना आसान होता है, लेकिन यह उस व्यक्ति से आगे भी पहुँच सकता है जिसे आपने इसे भेजा था।¶

Google Drive आपको दर्शकों और टिप्पणीकारों को किसी फ़ाइल को डाउनलोड, प्रिंट या कॉपी करने से रोकने की अनुमति दे सकता है।¶

यदि फ़ाइल संवेदनशील है और आपको ये विकल्प दिखाई देते हैं, तो उन्हें बंद करने पर विचार करें।¶

फिर भी, यह स्क्रीनशॉट लेने या स्क्रीन की फोटो खींचने को नहीं रोकेगा। लेकिन यह सामान्य रूप से सेव करना और आगे भेजना अधिक कठिन बना देता है।¶

फ़ोल्डरों के साथ अतिरिक्त सावधानी बरतनी चाहिए।¶

जब आप कोई फ़ोल्डर साझा करते हैं, तो संभव है कि आप उसके अंदर की हर चीज़ साझा कर रहे हों। इसमें पुराने मसौदे, व्यक्तिगत नोट्स, चित्र, रसीदें या दस्तावेज़ शामिल हो सकते हैं, जिनके बारे में आप भूल चुके थे कि वे वहाँ हैं।¶

किसी फ़ोल्डर को साझा करने से पहले, उसे खोलें और देखें कि उसके अंदर क्या है।¶

यदि व्यक्ति को केवल एक फ़ाइल की आवश्यकता है, तो उसकी बजाय वही एक फ़ाइल साझा करें।¶

Microsoft OneDrive में, फ़ाइल या फ़ोल्डर का चयन करें और साझा करें चुनें।¶

सटीक शब्दावली इस बात पर निर्भर कर सकती है कि आप व्यक्तिगत OneDrive खाता, स्कूल खाता, कार्य खाता, या Microsoft 365 का उपयोग करते हैं।¶

संवेदनशील फ़ाइलों के लिए, विशिष्ट लोग चुनें जब वह विकल्प उपलब्ध हो।¶

यह केवल उन लोगों की पहुंच को सीमित करता है जिनके नाम आप देते हैं।¶

इस तरह के व्यापक विकल्पों के साथ सावधान रहें:¶

• जिसके पास लिंक है
• आपके संगठन के लोग
• जिन लोगों के पास पहले से पहुँच है

वे विकल्प उपयोगी हो सकते हैं, खासकर काम पर, लेकिन वे फ़ाइल को आपकी मंशा से अधिक लोगों के सामने भी उजागर कर सकते हैं।¶

यदि व्यक्ति को फ़ाइल में बदलाव करने की आवश्यकता नहीं है, तो अनुमति को देखें।¶

केवल तभी संपादन की अनुमति दें जब वास्तव में सहयोग की आवश्यकता हो।¶

यह आकस्मिक बदलावों, हटाई गई सामग्री, या अवांछित संपादनों से बचने के सबसे आसान तरीकों में से एक है।¶

कुछ OneDrive खाते और साझा करने के तरीके समाप्ति तिथियाँ या पासवर्ड-संरक्षित लिंक प्रदान करते हैं।¶

यदि आपको ये विकल्प दिखाई दें, तो वे अस्थायी साझाकरण के लिए सहायक हो सकते हैं।¶

उदाहरण के लिए, यदि किसी को केवल दो दिनों के लिए चालान देखना है, तो समाप्त होने वाला लिंक स्थायी लिंक की तुलना में अधिक सुरक्षित होता है।¶

यदि आप पासवर्ड का उपयोग करते हैं, तो लिंक और पासवर्ड को एक ही संदेश में भेजने से बचें। उदाहरण के लिए, आप लिंक ईमेल से और पासवर्ड टेक्स्ट संदेश, फ़ोन कॉल या किसी अन्य माध्यम से भेज सकते हैं।¶

इस तरह, यदि कोई संदेश गलत व्यक्ति को भेज दिया जाए या उसके द्वारा देख लिया जाए, तो उनके पास अपने आप वह सब कुछ नहीं होगा जिसकी उन्हें आवश्यकता है।¶

आप iCloud Drive शेयरिंग का उपयोग कैसे करते हैं, इसके आधार पर यह अलग-अलग स्थानों पर दिखाई दे सकती है।¶

आप iCloud.com, Mac पर Finder, iPhone या iPad पर Files ऐप, या Pages, Numbers, या Keynote जैसे Apple ऐप्स के माध्यम से साझा कर सकते हैं।¶

नाम आपके डिवाइस और सॉफ़्टवेयर संस्करण के अनुसार थोड़ा अलग हो सकते हैं, लेकिन गोपनीयता के विकल्प समान होते हैं।¶

निजी फ़ाइलों के लिए, केवल वे लोग जिन्हें आप आमंत्रित करते हैं के बजाय लिंक रखने वाला कोई भी व्यक्ति, जब वह विकल्प उपलब्ध हो।¶

यह वही मूल नियम है जो Google Drive और OneDrive में इस्तेमाल किया जाता है: संवेदनशील फ़ाइलें नामित लोगों के पास जानी चाहिए, न कि किसी भी ऐसे व्यक्ति के पास जिसे संयोग से लिंक मिल जाए।¶

चुनें केवल देखें जब तक कि व्यक्ति को परिवर्तन करने की आवश्यकता न हो।¶

फ़ाइल पर केवल तभी संपादन की अनुमति दें जब आप वास्तव में उस पर सहयोग कर रहे हों।¶

Google Drive और OneDrive की तरह, फ़ोल्डर साझा करना आपके इरादे से अधिक चीज़ें उजागर कर सकता है।¶

किसी फ़ोल्डर में पुराने फ़ाइलें, ड्राफ्ट, स्क्रीनशॉट, फ़ोटो या दस्तावेज़ हो सकते हैं जिनके बारे में आप अब नहीं सोचते।¶

अगर किसी को एक दस्तावेज़ चाहिए, तो एक दस्तावेज़ साझा करें।¶

क्लाउड लिंक भेजने से पहले, इस चेकलिस्ट को एक मिनट देकर देख लें।¶

1. क्या मैं सही फ़ाइल साझा कर रहा/रही हूँ?इसे पहले खोलें। सुनिश्चित करें कि यह सही संस्करण है, कोई पुराना मसौदा, डुप्लिकेट, या अतिरिक्त पृष्ठों वाली फ़ाइल नहीं है।
2. क्या यह एक PDF होना चाहिए? यदि उस व्यक्ति को केवल दस्तावेज़ पढ़ने की आवश्यकता है, तो एक PDF लाइव संपादन योग्य फ़ाइल की तुलना में अधिक सुरक्षित हो सकती है। यदि उन्हें सहयोग करने की आवश्यकता है, तो इसे संपादन योग्य प्रारूप में ही रखें।
3. क्या फ़ाइल का नाम बहुत ज़्यादा जानकारी उजागर कर रहा है? जैसा कोई नाम passport_scan_full_name.pdf या child_medical_record.pdf फ़ाइल खोले जाने से पहले ही निजी जानकारी प्रकट कर देता है। जहाँ संभव हो, स्पष्ट लेकिन कम खुलासा करने वाला नाम इस्तेमाल करें।
4. क्या मैं कोई फ़ाइल साझा कर रहा हूँ या कोई फ़ोल्डर? यदि यह एक फ़ोल्डर है, तो उसके अंदर मौजूद हर आइटम की जाँच करें। संदेह होने पर, केवल आवश्यक एकल फ़ाइल ही साझा करें।
5. क्या मैंने विशिष्ट लोगों को चुना है? निजी फ़ाइलों के लिए, विशिष्ट लोगों, प्रतिबंधित पहुँच, या केवल उन लोगों का उपयोग करें जिन्हें आप आमंत्रित करते हैं।
6. क्या अनुमति 'देखें' पर सेट है?जब तक व्यक्ति को वास्तव में 'टिप्पणी' या 'संपादन' एक्सेस की आवश्यकता न हो, 'देखें' का उपयोग करें।
7. क्या मैंने डाउनलोड, प्रिंट और कॉपी सेटिंग्स की जाँच की है? यदि प्लेटफ़ॉर्म ये नियंत्रण प्रदान करता है, तो संवेदनशील फ़ाइलों के लिए उन्हें समायोजित करें।
8. क्या मैं समाप्ति तिथि सेट कर सकता/सकती हूँ?यदि पहुँच अस्थायी है, तो एक समाप्ति तिथि निर्धारित करें। यदि वह विकल्प उपलब्ध नहीं है, तो बाद में पहुँच हटाने के लिए एक रिमाइंडर सेट करें।
9. क्या मैं पासवर्ड अलग से भेज रहा हूँ? यदि कोई लिंक या फ़ाइल पासवर्ड-संरक्षित है, तो लिंक के साथ उसी संदेश में पासवर्ड न भेजें।
10. क्या इसे भेजने के लिए यही सही जगह है?समूह चैट की तुलना में एक निजी ईमेल बेहतर हो सकता है। साझा कार्यक्षेत्र चैनल की तुलना में एक प्रत्यक्ष संदेश बेहतर हो सकता है।

लिंक भेजे जाने पर गोपनीयता समाप्त नहीं होती।¶

पुराने साझा किए गए लिंक भूलना आसान होता है, और भूला हुआ एक्सेस क्लाउड-शेयरिंग की सबसे आम समस्याओं में से एक है।¶

जब व्यक्ति फ़ाइल के साथ अपना काम पूरा कर ले, तो जल्दी से साफ़-सफ़ाई कर दें।¶

1. पुष्टि करें कि उन्हें यह मिल गया। सुनिश्चित करें कि सही व्यक्ति को लिंक मिला और वह फ़ाइल खोल सका।
2. जब कार्य पूरा हो जाए, तो पहुँच हटा दें। साझाकरण सेटिंग्स में वापस जाएँ और जिन लोगों को अब पहुँच की आवश्यकता नहीं है, उन्हें हटा दें।
3. सार्वजनिक लिंक बंद करें। यदि आपने “लिंक रखने वाला कोई भी व्यक्ति” विकल्प का उपयोग किया है, तो जैसे ही उस लिंक की आवश्यकता न रहे, उसे अक्षम कर दें।
4. साझा किए गए फ़ोल्डरों की समीक्षा करें। यदि आपने किसी प्रोजेक्ट के लिए कोई फ़ोल्डर साझा किया है, तो प्रोजेक्ट समाप्त होने पर उसकी पहुँच हटा दें।
5. पुरानी साझा की गई फ़ाइलों को समय-समय पर जाँचें।हर कुछ महीनों में, या कम से कम साल में एक बार, अपनी साझा की गई फ़ाइलों को देखें। पुराने स्कूल के दस्तावेज़ों, बिलों, चिकित्सा कागज़ात, यात्रा फ़ाइलों, काम के फ़ोल्डरों और किसी भी ऐसी चीज़ से पहुँच हटा दें जिसे अब साझा करने की आवश्यकता नहीं है।
6. जब तक आपका वास्तव में ऐसा करने का इरादा न हो, हटाएँ नहीं।किसी फ़ाइल को हटाने से लिंक काम करना बंद हो सकता है, लेकिन इससे फ़ाइल आपके संग्रहण से भी हट जाती है। यदि आप फ़ाइल को रखना चाहते हैं, तो इसके बजाय साझाकरण अनुमतियाँ बदलें।

कभी-कभी सबसे सुरक्षित विकल्प फ़ाइल प्राप्त करने वाले व्यक्ति के लिए सबसे आसान विकल्प नहीं होता।¶

कोई रिश्तेदार साइन इन नहीं करना चाह सकता। कोई छोटा कार्यालय एक साधारण लिंक मांग सकता है। कोई ठेकेदार आपके जैसी ही क्लाउड सेवा का उपयोग नहीं कर सकता। वास्तविक जीवन बिखरा हुआ होता है।¶

जब आप आदर्श सेटिंग का उपयोग नहीं कर सकते, तो जहाँ संभव हो जोखिम कम करें:¶

• संपादन के बजाय दृश्य का उपयोग करें
• यदि उपलब्ध हो, तो समाप्ति तिथि निर्धारित करें
• यदि सेवा इसका समर्थन करती है तो पासवर्ड का उपयोग करें
• पासवर्ड अलग से भेजें
• स्थानांतरण पूरा होते ही पहुँच हटा दें
• पूरे फ़ोल्डर साझा करने से बचें
• जब तक कोई व्यावहारिक विकल्प न हो, अत्यधिक संवेदनशील फ़ाइलों के लिए खुले लिंक का उपयोग न करें।

यह वास्तविक दुनिया का समझौता है।¶

विशिष्ट लोगों तक सीमित रखना अधिक सुरक्षित है। लिंक वाला कोई भी व्यक्ति रखना अधिक आसान है। अगर आपको सुविधा चाहिए, तो समय-सीमा जोड़ें और एक्सेस को जल्दी साफ़ कर दें।¶

यदि आप केवल कुछ ही बातें याद रखें, तो इन्हें याद रखें:¶

1. उपयोग करें विशिष्ट लोगों का संवेदनशील फ़ाइलों के लिए।
2. उपयोग करें देखें जब तक संपादन वास्तव में आवश्यक न हो।
3. जब तक आप अंदर की हर चीज़ की जाँच न कर लें, फ़ोल्डर साझा करने से बचें।
4. अस्थायी पहुँच के लिए समाप्ति तिथियाँ या रिमाइंडर सेट करें।
5. जब फ़ाइल की अब आवश्यकता न हो, तो उसकी पहुँच हटा दें।

सुरक्षित साझाकरण का मतलब संदेहग्रस्त होना नहीं है। इसका मतलब है लोगों को केवल उतनी ही पहुँच देना, जितनी उन्हें चाहिए, और केवल उतने समय के लिए, जितने समय तक उन्हें इसकी आवश्यकता हो।¶